Mit einer Sachbezugskarte können Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer mit steuerfreien Boni belohnen. Wie genau eine Sachbezugskarte funktioniert und welche Vorteile sie Arbeitnehmern und Arbeitgebern bietet, erfahren Sie hier.
Was ist eine Sachbezugskarte?
Bei einer Sachbezugskarte handelt es sich um eine Art Prepaid-Kreditkarte, welche Arbeitnehmern von ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird. Die Karte wird in regelmäßigen Abständen vom Arbeitgeber aufgefüllt. Allerdings kann die Karte ausschließlich für Sachbezüge genutzt werden.
Sachbezüge sind Gehaltsnebenleistungen, die Arbeitgeber ihren Arbeitern zur Verfügung stellen. Beispiele hierfür sind kostenlose Getränke am Arbeitsplatz, die Überlassung eines Dienstwagens oder Gutscheine und Personalrabatte.
Arbeitnehmer können ihre Sachbezugskarte zum Einkauf von Waren und Dienstleistungen verwenden. Es ist allerdings nicht möglich, sich das darauf befindliche Guthaben in bar auszahlen zu lassen oder es auf jemand anderes zu übertragen.
Vorteile für Arbeitnehmer
Sachbezüge stellen für Mitarbeiter geldwerte Zusatzboni neben dem eigentlichen Gehalt dar. Da Sachbezüge in einer Höhe von bis zu 50 Euro im Monat steuerfrei sind, bieten sie gegenüber normalen Gehaltserhöhungen einen entscheidenden Vorteil: Die Steuerlast erhöht sich für die Mitarbeiter nicht.
Sind herkömmliche Sachbezüge wie kostenfreie Getränke und Snacks aus dem Firmenautomaten oder Firmenwagen stark zweckgebunden, bietet eine Sachbezugskarte ein wesentlich höheres Maß an Flexibilität. Das auf ihr vom Arbeitgeber hinterlegte Guthaben kann für eine Vielzahl an Produkte und Dienstleistungen genutzt werden.
Der Arbeitgeber kann festlegen, wie groß die Auswahl an Händlern und Warengruppen ist, für welche die Sachbezugskarte verwendet werden kann. Grundsätzlich können jedoch sämtliche Branchen und Konsumbedürfnisse abgedeckt werden. Je nach Art der Sachbezugskarte kann die Auswahl der akzeptierten Händler und Produkte auch monatlich angepasst werden. Dadurch lässt sich die Sachbezugskarte auf die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeiter ausrichten.
Ein weiterer Vorteil einer Sachbezugskarte ist, dass Arbeitnehmer das monatlich auf die Karte eingezahlte Guthaben auch sparen können. Dadurch kann die Karte auch genutzt werden, um größere Einkäufe zu bezahlen.
Heutzutage gehen Sachbezugskarte auch mit einer dazugehörigen App einher. Dies ermöglicht ein schnelles Aufladen und erlaubt es Nutzern, bequem mit dem Smartphone zu zahlen.
Vorteile für Arbeitgeber
Eine Sachbezugskarte bietet auch für Arbeitgeber eine Reihe von handfesten Vorteilen. So können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern mithilfe einer Sachbezugskarte bis zu 50 Euro im Monat steuerfrei zur Verfügung stellen. Auf das Jahr hochgerechnet entspricht dies einer Nettolohnerhöhung von 600 Euro. Dieser Betrag ist dabei komplett frei von Lohnsteuer, Pauschalsteuer und Sozialversicherungsabgaben, welche sich Arbeitgeber hierdurch sparen können. Pro Jahr und Mitarbeiter entspricht dies einer Steuerersparnis von 719 Euro für Arbeitgeber.
Hinzu kommt die Möglichkeit, pro Jahr bis zu dreimal Geschenke im Wert von 60 Euro steuerfrei über die Sachbezugskarte an die Mitarbeiter zu verteilen. Beispiele für Geschenkanlässe sind z.B. Geburtstage, Hochzeiten, ein Firmenjubiläum oder die Geburt eines Kindes. Verglichen mit einer entsprechenden Lohnerhöhung sparen Arbeitgeber mit persönlichen Geschenken 348 Euro im Jahr.
Darüber hinaus gibt es weitere Anwendungsgebiete wie Erholungshilfe und Internetpauschale, die zumindest nicht lohnsteuerpflichtig sind und ebenfalls bequem über eine Sachbezugskarte ausgezahlt werden können. Dabei lässt sich eine Sachbezugskarte auch einfach und schnell in die laufenden Unternehmensprozesse integrieren. – z.B. über eine Integration im jeweils genutzten Lohnbuchhaltungsprogramm.
Eine Sachbezugskarte erlaubt es Arbeitgebern überdies, die Motivation ihrer Mitarbeiter zu steigern und diese längerfristig an ihr Unternehmen zu binden. Über die Karte ausgezahlte Mitarbeitergeschenke schaffen mehr Wertschätzung und können als Anreiz für eine höhere Leistungsbereitschaft genutzt werden.
Zudem lassen sich Sachbezugskarten, je nach Anbieter, vom Design her individuell im Firmendesign gestalten. Dies ermöglicht Unternehmen eine zusätzliche Form des Employer Brandings und der Werbung.
Arbeitgebern, welche gerne Sachbezüge nutzen möchten, bietet eine Sachbezugskarte ein enormes Maß an Flexibilität. Während Tankgutscheine, Unternehmensrabatte etc. in ihrer Nutzbarkeit nur sehr spezifisch sind, können Mitarbeiter ihre Sachbezugskarten für eine breite Auswahl an Warengruppen und Dienstleistungen nutzen. Arbeitgeber können dabei jederzeit festlegen, welche Händler, Warengruppen und Regionen mit eingeschlossen sind. Auf diese Weise helfen Sachbezugskarten dabei, dass Mitarbeiter die ausgezahlten Sachleistungen als höherwertig ansehen.
Einsatzbereiche der Sachbezugskarte
Kostenloses Kantinenessen ist eine der am häufigsten von Unternehmen ausgegebenen Sachleistungen. Eine Sachbezugskarte bietet diesbezüglich allerdings ein noch wesentlich höheres Maß an Flexibilität. So kann die Karte auch eine große Zahl an Restaurants und Supermärkten abdecken. Auf diese Weise haben Arbeitnehmer die freie Wahl, für welche Speisen sie die Sachleistungen ihres Arbeitgebers nutzen möchten.
Ein weiterer Nutzungsbereich ist die Mobilität. Mit den auf der Sachbezugskarte eingezahlten Geldern können Arbeitnehmer Tickets im öffentlichen Nahverkehr bezahlen. Gleichzeitig ist die Karte auf Wunsch auch bei Tankstellen gültig. So können Arbeitnehmer zum einen die täglichen Fahrtkosten zum Arbeitsplatz sparen. Darüber hinaus können sie die Karte aber auch für private Fahrten nutzen.
Mit einer Sachbezugskarte kann auch die Nutzung zahlreicher Erholungs- und Wellness-Angebote bezahlt werden. Dies umfasst u. a. Fitnessstudios, Freizeitbäder und Spas oder auch Kinos und Freizeitparks. Auch kulturelle Angebote wie Theater oder Konzerte können mit einer Sachbezugskarte genutzt werden.
Grundsätzlich kann eine Sachbezugskarte eine große Auswahl von Konsumgütern und Dienstleistungen abdecken. Deutschlandweit kann eine solche Karte mehr als 850.000 Händler abdecken.
Des Weiteren vereinfacht die Karte auch die Bezahlung an sich. Es ist überall und jederzeit eine bequeme Zahlung per App mit Google Pay oder Apple Pay möglich. Da die Gelder auf der Karte nicht sofort ausgegeben werden müssen, sondern auch über einen längeren Zeitraum angespart werden, können Arbeitnehmer mit der Karte auch größere Ausgaben bezahlen.
Steuerliche und rechtliche Aspekte
Was in Deutschland als Sachbezug gilt und was nicht, ist vom Gesetzgeber reglementiert worden. Als Sachbezüge gelten demnach alle nicht in Geld bestehenden Einnahmen nach § 8 Absatz 2 Satz 1 EStG.
In § 8 Absatz 2 Satz 2 EStG wird seit 2020 jedoch weitergehend konkretisiert, dass zu den Geldeinnahmen auch zweckgebundene Geldleistungen und andere Vorteile, die auf Geld lauten, zählen. Derartige zweckgebundene Geldleistungen können daher gesetzlich nicht mehr als Sachbezüge deklariert werden und müssen damit vollumfänglich versteuert werden.
In einem Verwaltungserlass wird dabei das folgende Beispiel genannt:
Ein Arbeitnehmer hat neben seinem Arbeitslohn gegenüber seinem Arbeitgeber noch Anspruch auf ein Fahrrad im Wert von 800 Euro. Erhält er nun vom Arbeitgeber stattdessen einen Betrag von 800 Euro für den Erwerb des Fahrrads, so zählt dies nicht als Sachleistung, sondern als zweckgebundene Geldleistung, die zu versteuern ist. Eine arbeitsvertragliche Zweckbindung der Geldleistung vermag daran nichts zu ändern.
Gleiches gilt überdies auch, falls sich der Arbeitnehmer das Fahrrad zuerst kauft und anschließend den Kaufbeleg beim Arbeitgeber einreicht. Erstattet der Arbeitgeber den Kaufbetrag, handelt es sich ebenfalls lediglich um eine zweckgebundene Geldleistung anstatt einer Sachleistung.
Der Gesetzgeber hat allerdings eine Ausnahmeregelung für Sachbezugskarte aufgenommen. Gemäß § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG fallen sowohl Geldkarten als auch Gutscheine, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, nicht unter Satz 2 und gelten daher weiterhin als Sachleistungen.
Damit Geldkarten und Gutscheine ihre Sachbezugseigenschaft anerkannt bekommen, müssen sie allerdings bestimmte Kriterien erfüllen: Sie dürfen nur für limitierte Netze an Händlern gelten, sie dürfen nur für eine limitierte Produktpalette genutzt werden oder es muss sich um Instrumente zu steuerlichen und sozialen Zwecken handeln. Für Sachbezugskarten sind dabei speziell die beiden ersten Kategorien relevant.
Da Sachleistungen steuerfrei sind, besteht der Gesetzgeber auf einer Aufzeichnungs- und Überwachungspflicht. Arbeitgeber müssen darauf achten, dass die monatliche Freigrenze von 50 Euro nicht überschritten wird. Dies kann besonders schnell dann der Fall sein, wenn Mitarbeiter innerhalb eines Monats gleich mehrere Sachzuwendungen erhalten. Hier bietet eine Sachbezugskarte jedoch den Vorteil, dass Arbeitgeber das monatliche Einzahlungslimit bequem festlegen können.
Zu guter Letzt gilt es noch zu beachten, dass Sachleistungen kein Ersatz für Urlaubstage oder Arbeitslohn sein dürfen.
Fazit
Eine Sachbezugskarte bietet sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern eine Vielzahl an Vorteilen. Arbeitgeber können mit ihr ihre Mitarbeiter neben dem Gehalt zusätzlich mit einem geldwerten Vorteil belohnen und damit enger an sich binden. Gleichzeitig können sie dadurch gegenüber einer herkömmlichen Lohnerhöhung massiv Steuern und Sozialleistungen sparen.
Arbeitnehmer können das auf ihrer Sachbezugskarte eingezahlte Geld auf vielfältige Weise für eine große Auswahl an Konsumgütern und Dienstleistungen ausgeben. Statt kostenfreiem Kantinenessen und Tankrabatten kann eine Sachbezugskarte für Supermärkte, Restaurants, Kinos, Freizeitparks, Dienstleister und vieles mehr eingesetzt werden.
Der Gesetzgeber hat trotz einer Verschärfung des rechtlichen Rahmens für Sachleistungen die rechtliche Stellung der Sachbezugskarte bestätigt. In Kombination mit der Integration der Karte in moderne digitale Bezahlungsarten via App steht diese Art der alternativen Mitarbeitervergütung derzeit auf einem soliden Fundament. Es ist daher nicht unwahrscheinlich, dass Sachbezugskarten in den kommenden Jahren weitere Verbreitung finden.
