Wenn Geschäftsreisen anstehen, schießen die Mitarbeiter in der Regel die Ausgaben ihres Arbeitgebers vor. Auf der Spesenabrechnung, die in vielen Unternehmen auch als Reisekostenabrechnung bezeichnet wird, können die Mitarbeiter dann ihre Ausgaben deklarieren.
Wie Sie Ausgaben korrekt angeben, wieso eine digitale Abrechnung sinnvoll ist und mehr, jetzt in diesem Text.
Was sind Spesen?
Spesen sind Erstattungen des Arbeitgebers für Ausgaben, die dem Arbeitnehmer in Ausübung seiner dienstlichen Tätigkeit entstanden sind, z.B. auf einer Geschäftsreise.
Wenn Sie als Arbeitnehmer zum Beispiel für ihren Arbeitgeber auf eine Geschäftsreise in die Niederlande gehen, werden die Reisekosten, Kosten für den Transport, Mahlzeiten und sämtliche andere Nebenkosten, welche Teil der Reise sind von ihrem Arbeitgeber übernommen.
Als Selbstständiger können Sie diese Kosten steuerlich geltend machen. Arbeitnehmer erhalten für die aufgewandten Spesen eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber.
Die folgenden Arten von Ausgaben gibt es:
- Reisekosten
- Transportkosten
- Kosten für Mahlzeiten
- Nebenkosten (wenn Sie Teil der Reise sind)
Warum eine digitale Spesenabrechnung besser ist
Anstatt Spesenabrechnungen zu sammeln, Formulare auszufüllen, welche dann erst einmal genehmigt, eingereicht und geprüft werden müssen, kann dies mit einer digitalen Spesenabrechnung in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden.
Jedes Mal, wenn Sie eine Ausgabe haben, erfassen Sie den Beleg digital, zum Beispiel in einer App wie Pleo. Am Ende der Dienstreise können Sie Ihre Spesenabrechnung dann simpel mit einer Vorlage erstellen.
Das Programm koordiniert nun die Genehmigung der Spesenabrechnung und kann die Spesenabrechnung an die Buchhaltung senden. Auch hier geht es dank der Dienste des Programms viel schneller und einfacher, sodass Sie als Arbeitnehmer Ihre Ausgaben schneller zurückbekommen.
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Für die Buchhaltung gestaltet sich die Arbeit so auch deutlich einfacher. Die mühselige Digitalisierung von Spesenabrechnungen in Excel entfällt und die gewonnene Zeit kann für andere Aufgaben genutzt werden.
Wer kann eine Spesenabrechnung einreichen?
Sowohl Selbstständige als auch Arbeitnehmer können einen Spesenantrag stellen. Voraussetzung für eine Erstattung ist, dass die Reisenden aus beruflichen Gründen stattgefunden hat. Außerdem muss die Reise fern des üblichen Arbeitsorts stattgefunden und mit einer Übernachtung verbunden sein bzw. ein Grund bestehen, wieso nicht an dem üblichen Wohnort übernachtet worden, werden konnte.
Korrekte Spesenabrechnung: So funktioniert es
Der Arbeitgeber muss die Spesenabrechnung nur begleichen, wenn sie vollständig und korrekt eingereicht worden ist. Wenn ein Mitarbeiter keine Spesenabrechnung einreicht, können diese auch nicht erstattet werden.
Überhöhte oder falsche Spesenabrechnungen können sogar ein Grund für eine fristlose Kündigung darstellen.
Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern im besten Fall einfache und digitale Lösungen, wie die von Pleo mit an die Hand geben. So kann die jeweilige Spesenabrechnung schnell und simpel angefertigt und anschließend bei der Buchhaltung eingereicht werden.
